从上世纪80年代起我国高等教育开始尝试异地分校或多校区办学的发展方式，到目前为止，异地办学的教育部直属高校占比超过了40%。
高校如何规避多校区规范管理的递减效应、充分发挥多校区办学的优势，是对各高校管理水平的考验。高校管理工作的上传下达是否高效，直接影响了多校区办学的管理效率。
本文以中山大学为例，针对多校区办学中公文的跨校区流转方式提出了智能化的解决方案，以解决跨校区管理中各校区之间公文的传送难题，助力高校提升多校区办学的管理协同性。
互联网+、物联网、大数据以及人工智能的蓬勃发展，为高校物流模式的改进与创新提供了发展空间。
在加强新时代教育管理信息化的发展背景下，跨校区之间的公文流转可依托智慧校园建设，以数字校园为基础，引入智能物流系统，并将高校现有资源和平台进行整合，构建高校智能化公文流转系统，便捷地完成校区之间公文的传递，提升多校区办学的管理效率。
中山大学 图源官博
跨校区公文流转现状分析
高校公文跨校区的流转可通过市场化快递服务和校园收发室来完成。
快递公司
目前市场化快递行业非常发达，可提供各种差异化快递服务。高校可根据自身的需求与快递公司建立合作关系，解决校区间的公文传送。
使用快递公司来实现跨校区的公文流转，时效性不能保证，费用也高，还涉及寄件审批和财务结算等问题，但是学校可以节省人力投入和基础设施建设。所以，该方式适用于远距离的多校区办学。
校园收发室
校园收发室是高校传统的公文传送渠道，可承担高校公文的接收、派送与寄递。除此之外，还承担着各职能机构和师生们的报刊收发、普通快递存取等工作，解决了校园快递最后一公里的配送难题。
但是使用传统的校园收发室功能来进行跨校区的公文流转，大部分的工作都需要人工来完成，耗时耗力，效率较低。寄件和取件也会受到收发室工作时间的限制，不能保证公文一日达取，还会因为管理不规范带来文件丢失的风险。
在高校信息化发展的大背景下，各高校的收发室也在寻求突破与转变。很多高校的收发室都引入了快递柜，来实现文件和包裹的自助取件服务。但是快递柜只实现了收件方的单端自助取件服务，寄件还需要人工处理。
系统设计方案
智能化跨校区公文流转系统的设计目标是基于大数据、云计算、物联网、移动互联网、人工智能等新技术，构建一体化的跨校区公文流转解决方案，实现寄取双向自助化、物流过程可视化、服务方式电子化、过程管理智能化的设计目标。
智能化跨校区公文流转系统，其业务体系类似于商业化的快递业务，服务内容限于高校各个校区间的公文传送，是对传统高校收发室的信息化和智能化的改进。
智能化跨校区文件流转系统由综合信息管理系统、智能快递柜系统、物流定位系统、物流运输系统、移动客户端和PC客户端几个部分组成。功能结构见图1。
图1 智能化跨校区公文流转系统功能结构
基于物联网，搭建一体化智能物流平台
物联网技术的发展和广泛使用，促进了传统物流行业与智能化管理的结合，催生出智能物流的蓬勃发展。
智能物流利用条形码、射频识别、传感、GPS/北斗定位系统等先进的物联网技术，将信息处理和网络通信嵌入物流的基本过程，实现物流过程的自动化运作和高效率管理，降低成本和资源的消耗。
“十二五”以来，在《教育信息化十年发展规划（2010-2020）》的指引下，大部分高校基本建成了系统性的教育管理信息化统一平台。高校一体化智能物流应用平台，需要将智能物流的应用和控制集成到高校信息化统一平台上进行入口归一化管理，复用统一的身份认证、消息通知以及服务和管理入口。
1.综合信息管理系统
综合信息管理系统是智能物流应用平台的内部管理系统，具有运单管理、数据统计、状态跟踪和权限控制等功能。
（1）运单管理功能，可以对运单按照日期、收件单位、发件单位和状态等多个因子进行组合筛选，对运单进行汇总、备份和导出。当每个运单被发出时，都可以关联到承运的物流单号。
（2）数据统计功能，可对各职能部门的公文收发数量和占比进行统计分析。该统计结果可用于指导是否需要在校区设定某职能部门的分支机构；也可以对各线路收发件的数量输出时间曲线，用于动态调整运输资源。
（3）状态跟踪功能，可获取运单的状态，即已下单、已投递、运输中、已到达等。对于已下单，但超过设定天数还未投递的运单，可触发异常终止。
（4）权限控制功能，可根据需求进行定义。可以对全体教职工都放开权限，也可以针对特定职能部门和特定院系开放权限。
2.智能快递柜系统
智能快递柜是高校公文跨校区流转业务的载体。智能快递柜在国内经历了十几年的发展历程，系统方案比较成熟，只需根据高校公文流转的特殊需求进行定制化升级改造，即可投入使用。
管理平台运行快递柜的后台服务程序，实现与快递柜终端的通信，监控快递柜终端的在线状态，并能与快递柜终端进行信息交互。
快递柜终端用于教职工的寄件和取件的操作。寄件快递柜和取件快递柜需要各自独立部署。不同大小的柜门用于寄存不同体积的物品。
运单打印机是整合到寄件快递柜的不干胶打印机，教职工在快递柜寄件时，在触屏上输入寄件码，即可打印出包含条形码和地址等信息的运单，将运单贴到公文外包装后，再投入寄件箱，就完成了自助寄件。
监控系统的监控范围覆盖快递柜的各个角度，用于快递柜终端的安全管理，也作为公文丢失的追溯渠道之一。
3.物流定位系统
物流定位跟踪系统主要是通过GPS/北斗定位跟踪器实现对在途流转文件的实时定位、轨迹回放、到达时间预测、远程录音等功能。
GPS/北斗定位跟踪器放置于设置了密码的公文转运箱内，便于工作人员随时远程掌控公文转运箱的在途状况，并预测转运箱到达目的地的时间，也可用于公文转运箱丢失后的找回。
4.物流运输
跨校区公文流转的物流运输，可以由高校设置物流专车来承运，也可以选择由校区间的穿梭巴士承运。
使用物流专车承运，安全性有保证，但是车辆成本和司机成本过高，与系统设计时整合资源的目标相悖。使用校区间的穿梭巴士，公文流转箱在途时无人看守，有丢失的风险，因此需要依靠可视化物流手段实现对公文流转箱的全程监控管理来保证安全。
可视化物流手段，依托智能物流应用平台对寄件、装箱、公文箱承运交接、在途运输、公文箱到达交接、文件入柜和取件等各个节点进行记录和跟踪，实现对物流过程中的信息进行可视化跟踪。
5.客户端
跨校区公文流转系统的客户端可同时支持PC客户端和移动客户端，同样构建在高校信息化统一平台之上，统一使用现有的客户端平台入口。比如用户可以通过高校统一门户和高校企微平台登录跨校区公文流转系统，提交寄件申请并跟踪运单状态。
兼顾安全与便捷，优化系统流程设计方案
跨校区公文流转系统，在流程设计上要兼顾安全性和便捷性，全流程电子化管理，确保物流的每一个节点都有记录呈现，并且用户都能够收到消息通知(邮件、短信、微信等)。
此外，在文件运输途中，工作人员和用户都可以通过物流跟踪模块来查看文件在途的实时位置。跨校区公文流转系统流程设计见图2。
图2 跨校区公文流转系统流程
流程方案中，收、寄方助理跟承运司机交接公文转运箱的管理同样需要电子化设计。如果承运车辆归学校管理，转运箱的交接管理可集成到一体化智能物流应用平台。
如果承运车辆属于学校外部单位运营，司机属于外部人员，没有权限访问校内系统，转运箱的交接管理应用就需要有独立的入口，并能对接到一体化智能物流应用平台，使物流单号跟该物流承运的每个文件运单关联起来。公文转运箱的交接管理流程可参考图3。
图3 公文转运箱的交接管理流程
中山大学目前是三校区五校园的办学格局，各个校园间的穿梭巴士由不同外部单位运营，因此公文流转箱交接小程序是单独部署的。
司机和收寄人员可以根据物流运单中的信息相互联系，收件人员可以根据定位仪提供的到达时间预测来规划取公文箱的时间，管理人员可以根据物流进程，即下单、承运、运输中等来监控公文箱的在途状态。图4为中山大学公文转运箱交接小程序物流跟踪示例。
图4 公文转运箱交接小程序物流跟踪
展望
随着“互联网+”、人工智能等发展战略的实施和云计算、大数据等新技术的普及和应用，跨校区的高校公文流转也可以不断引进业界前沿的智能物流无人科技，不断向无人化方向演进和发展，为教职工提供高品质、规范化的服务。
如果能够在校园引入自动化分拣、配送机器人、无人搬运车等物流科技，可以打造更加机械化、自动化和智能化的高校公文跨校区流转系统。
比如目前系统流程设计中，还需要人工从快递柜收集文件、装车和往快递柜投放文件，后续可引入快递机器人来替代人工，实现高校公文的全无人化跨校区流转。